PRATIQUE

Coffre-fort numérique ou électronique

Un coffre fort numérique est un espace de stockage sécurisé, accessible sur internet et permettant de conserver des documents électroniques sous différents formats. Il est principalement destiné à la conservation de documents administratifs tels que des factures, des contrats ou encore des bulletins de salaire.

Coffre fort numérique ou électronique

Selon les fournisseurs d'accès et l'espace de stockage souhaité, il est généralement payant. Le prix peut varier d'un ou deux euros à une dizaine d'euros par mois. Mais il peut être gratuit pour les petits espaces de stockage (1 Giga octet).

Il est proposé par des banques, des assureurs ou des entreprises indépendantes. Le contrat d'ouverture  est généralement résiliable à tout moment.

Comment fonctionne le coffre-fort numérique ?

La plupart des coffres numériques fonctionnent par téléchargement de documents préalablement scannés.

Quelques fournisseurs proposent de collecter automatiquement certains documents (factures, voire bulletins de salaire) auprès des émetteurs (EDF ...) et de les classer. Il est parfois également possible de mettre en place une adresse mail dédiée à la réception de ces types de documents et liée au coffre permettant le classement automatique de ceux-ci.

Certains fournisseurs se basent sur la durée légale de détention des documents pour calculer leur durée d'hébergement : ainsi, vos factures d'électricité disparaitront de l'espace de stockage 5 ans après leur édition.

Une fonction partage existe parfois, permettant aux tiers autorisés d'avoir accès à certains documents du coffre-fort.

La confidentialité de vos documents est assurée par le fournisseur de service. Cependant, il devra la lever si la divulgation est requise par un tribunal ou une autorité administrative et/ou judiciaire compétente ou dûment mandatée.

Sauf habilitation expresse du ministère de la santé, les coffres forts numériques ne sont pas autorisés à stocker des données relatives à la santé (ex : ordonnances).

Les recommandations de la CNIL sur les coffres forts numériques

Dans sa recommandation publiée au Journal Officiel du 09 octobre 2013, la CNIL   Définition Autorité administrative principalement chargée de veiller à la protection des données personnelles. Elle dispose à ce titre d’un pouvoir de contrôle et de sanction.
a tenu à clarifier sa position concernant les coffres forts numériques. Elle estime que les services dits de coffre-fort numérique doivent garantir l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données stockées. Elle émet plusieurs recommandations relatives aux mesures de sécurité à mettre en œuvre, notamment :

  • le service doit faire l'objet avant sa mise en œuvre d'une déclaration normale (et non simplifiée) auprès des services de la CNIL, mentionnant les catégories de données à caractère personnel traitées par le prestataire (données d'identification des utilisateurs et de connexion) ;
  • un coffre-fort numérique est un espace de stockage dont l'accès est limité à son seul utilisateur et aux personnes qu'il mandate ;
  • le contenu doit être protégé par des mesures techniques les rendant incompréhensibles aux tiers non autorisés ;
  • le fournisseur de service ne doit pas être techniquement en mesure d'accéder au contenu du coffre sans le consentement exprès de l'utilisateur ;
  • l'utilisateur doit être clairement informé du type d'espace mis à sa disposition et des conditions d'utilisation ;
  • la suppression d'un document du coffre-fort numérique doit être immédiatement prise en compte. Les éventuelles sauvegardes ne doivent pas être conservées plus d'un mois ;
  • la pérennité du stockage doit être assurée et les usagers avertis suffisamment en avance de toute fermeture du service. Un système simple de récupération des données doit être mis en place (pour pouvoir par exemple changer facilement de fournisseur).
Créé le 24 octobre 2013 - Dernière mise à jour le 05 décembre 2016
© IEFP – la finance pour tous
 
1 commentaire(s)  
Votre commentaire sera publié dès sa validation par l’équipe de lafinancepourtous.com.
Agepase , publié le 28/03/2017 17:21

Je découvre votre site qui est très bien fait
Je m'empresse de m'abonner à votre lettre mensuelle
Merci

 
institut pour l'éducation financière du public

lettre d’information MENSUELLE - ABONNEZ-VOUS !